Privacyverklaring van Gerdie Jullens
 

U, als bezoeker van mijn website; verwijzer (1); opdrachtgever (2); of cliënt (3) kan vertrouwen hebben in de bescherming van uw persoonlijke gegevens door mij, Gerdie Jullens. Als u mij, als opdrachtnemer, uw persoonlijke gegevens verstrekt voor het verrichten van werkzaamheden ben ik, op basis van Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), verwerkingsverantwoordelijke voor het beschermen van uw privacy. Deze persoonlijke gegevens heb ik nodig bij verrichten van mijn werkzaamheden die bestaan uit het uitvoeren van training; teambuilding; cultuuronderzoek; assessments; intervisie; individuele begeleiding en conflictbemiddeling. Hierna te noemen als ‘dienstverlening’.

Voor het beschermen van uw privacy heb ik een verwerkingsregister gemaakt dat beschrijft welke gegevens ik verzamel, waarom ik dat doe en hoe.
Dit register staat hieronder weergegeven en is uitsluitend van toepassing op mijn dienstverlening. Daarmee ben ik niet verantwoordelijk voor het privacy beleid van andere websites en bronnen. Naast dit register staan op deze website ook mijn Algemene Voorwaarden. Artikel 8. van deze Algemene Voorwaarden beschrijft mijn geheimhoudingsplicht en art. 9 verwijst naar dit verwerkingsregister.


Verwerkingsregister
 

Benoemen persoonsgegevens

  • De volgende persoonsgegevens van bezoekers van mijn website, verwijzers en opdrachtgevers leg ik vast voor het onderhouden van contacten, het uitvoeren van mijn dienstverlening en het maken van offertes en facturen: Naam bezoeker/opdrachtgever/verwijzer; Naam organisatie; Adres organisatie; Postcode organisatie, Woonplaats organisatie en  Telefoonnummer en E-mail adres van opdrachtgever/werkgever.
  • De volgende persoonsgegevens van cliënten legt ik vast voor het onderhouden van contacten en het uitvoeren van mijn dienstverlening: Naam; Adres; Postcode, Woonplaats; Geboortedatum; Telefoonnummer en E-mail adressen.
  • Het Burger Service Nummer (BSN) leg ik niet vast.
  • Ik werk niet met minderjarige cliënten.

Voor mijn dienstverlening, met name bij de trajecten van assessments, individuele begeleiding en conflictbemiddeling leg ik de volgende gegevens vast:

  • Of bij de cliënt al eerder een traject of psychologische begeleiding heeft plaatsgevonden, en met welk doel en resultaat.
  • Of de cliënt momenteel ook medische begeleid wordt en of de cliënt medicatie gebruikt die gelieerd is aan ons traject, zoals antidepressiva.

In het kader van hulpvraag en doelstelling van genoemde trajecten kunnen bijzondere persoonsgegevens zoals godsdienst of levensovertuiging, gezondheid, seksualiteit en criminaliteit (misbruik en geweld) besproken en vastgelegd worden. Specifiek bij de individuele begeleidingstrajecten pas ik vaak de Zelf Kennis Methode (ZKM) toe bij cliënten. Dat is een zelfonderzoek waarbij door de cliënt persoonlijke ervaringen worden vastgelegd. Deze ervaringen zijn de gespreksonderwerpen gedurende het traject.

Doeleinden van de persoonsgegevens die door mij worden verwerkt.

Behalve de AVG, zijn de volgende beroepscodes van toepassing op mijn werk:

  • Het ZKM kwaliteitssysteem en het ZKM Privacyreglement van de ZKM vereniging.
  • De gedragsregels van het Nederlands Instituut voor Psychologen (NIP).
  • Voor de tekst van de ethische codes van het NIP en regels van de vereniging voor ZKM verwijs ik naar hun websites: www.nip.nl en www.zkmvereninging.nl Deze codes schrijven in het algemeen voor hoe ik de persoonsgegevens van verwijzers, opdrachtgevers en cliënten omga.

In de praktijk doe ik dat als volgt:

  • Bezoek website of telefonisch contact: Ik vraag bezoekers van mijn site om via een contactformulier hun persoonsgegevens in te vullen als zij interesse hebben voor mijn dienstverlening. Deze persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt voor het maken van afspraken en onderhouden van contacten. Deze gegevens vraag ik ook als belangstellenden voor mijn dienstverlening telefonisch of persoonlijk contact met mij opnemen. De gegevens worden opgenomen in beveiligde fysieke dossiers of opgeslagen op eigen beveiligde servers of die van een derde partij met wie ik verwerkersovereenkomsten heb afgesloten.
  • Dossiers. Op grond van de kwaliteitseisen van mijn beroepsverenigingen de ZKM vereniging en het NIP houd ik fysieke dossiers bij van mijn dienstverlening, vooral bij de trajecten van assessments, individuele begeleiding en conflictbemiddeling. Hierin bewaar ik opgetekende persoonsgegevens; de getekende overeenkomsten; de rapportages; observaties van de cliënten; uitkomsten van onderzoeken; persoonlijke momenten van cliënten en mijn verslagen van de genoemde trajecten. De verslagen maak ik om het doel van mijn dienstverlening niet uit het oog te verliezen. De fysieke documenten worden achter slot en grendel bewaard. Ook houd ik digitaal bestanden bij van offertes; getekende overeenkomsten van opdracht; deelnemerslijsten van trainingen, teambuilding en intervisiegroepen; verslagen van deze dienstverlening; onderzoeksgegevens; overzichten van trajecten en facturaties waarin de persoonsgegevens van de cliënten, verwijzers en opdrachtgevers worden genoemd. De gegevens worden opgeslagen op eigen beveiligde servers of die van een derde partij met wie ik verwerkersovereenkomst heb afgesloten.
  • Bewaartermijn. Conform het privacyreglement heeft mijn beroepsvereniging ZKM een bewaartermijn van 7 jaar vastgesteld voor dossiers van cliënten waarbij ik de Zelf Kennis Methode (ZKM) toepas. Dat termijn houd ik ook aan voor dossiers van mijn overige dienstverlening. Mijn verwijzers, opdrachtgevers en cliënten kunnen zelf aangegeven wanneer ze een andere bewaartermijn wensen te hanteren. Dat wordt opgenomen in de schriftelijke overeenkomst met opdrachtgevers/werkgevers en de cliënten. Na 7 jaar of korter, indien afgesproken, vernietig ik de bewaarde gegevens.
  • Beroepsgeheim op grond van de beroepsverenigingen ZKM en NIP heb ik een geheimhoudingsplicht, zie mijn Algemene Voorwaarden, art. 8

Hoe ik opdrachtgevers en cliënten informeer over de vastlegging van persoonsgegevens?

Ik informeer hen mondeling over de dossierplicht bij de start van mijn dienstverlening. Bij de trajecten van een assessment, van conflictbemiddeling en van een individueel begeleidingstraject beschrijf ik de doelstelling en de uitvoering van het traject en leg ik werkafspraken vast in een offerte. Bij de genoemde trajecten vraag ik een schriftelijk akkoord van cliënten voor plaatsing van de doelstelling en uitvoering van het traject in de offerte, die bestemd is voor de opdrachtgever.

Wie werken er daadwerkelijk met cliëntendossiers?

Ik ben ZZP-er en ik ben de enige die toegang heeft tot de dossiers. Ik heb geen sub-verwerkers die aan mijn dienstverlening zijn verbonden. Op basis van mijn beroepscodes heb ik een beroepsgeheim. Wel bespreek ik met de verwijzer, als die bedrijfsarts is, de ontwikkeling van de cliënt. Indien de verwijzer een werkgever is, dan bespreek ik de ontwikkeling van de cliënt waar hij/zij bij aanwezig is. Mocht de cliënt niet deelnemen aan het gesprek dan geef ik uitsluitend feitelijke informatie aan de werkgever waar de werknemer schriftelijk van in kennis is gesteld.

Hoe heb ik de beveiliging van de persoonsgegevens (cliëntendossiers) geregeld?

Ik werk met papieren cliënten dossiers. Deze worden in een afgesloten kast bewaard. Omdat ik ambulant werk, kan het nodig zijn de dossiers mee te nemen. Ik doe dat in een tas die voorzien is van een slot. De tas wordt niet uit handen gegeven en uit het oog verloren. Ik reis niet met het openbaar vervoer. De digitale bestanden van offertes e.d. zijn beveiligd door een wachtwoord. Ik maak regelmatig een back-up van deze bestanden. Doordat ik regelmatig de laatste versie update van mijn software installeer, zorg ik er voor dat mijn software optimaal beveiligd is.

Welke externe personen of bedrijven hebben toegang tot de persoonsgegevens en behoren daarmee tot de groep verwerkers waarmee ik een verwerkersovereenkomst heb afgesloten?

Leveranciers waarmee ik een verwerkersovereenkomst heb afgesloten zijn:

  • De ZKM vereniging die de leverancier is van het ZKM computersysteem waarmee ik werk om een zelfonderzoek bij cliënten te doen. In dit systeem worden persoonlijke ervaringen van cliënten vastgelegd, zonder hun namen en adressen te vermelden.
  • De heer Geoffrey van der Kooi en de heer J.L. Oud, die respectievelijk als relatiemanager MKB en als fiscalist werkzaam zijn bij Van Der Meer accountants & adviseurs in Groningen.

Hoe ga ik om met eventuele datalekken?

Binnen 72 uur meld ik een data lek (zoals een kwijtgeraakte USB-stick met persoonsgegevens, een gestolen laptop of een inbraak in een databestand door een hacker) aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat doe ik indien de kans bestaat dat persoonsgegevens van mijn cliënten, verwijzers en opdrachtgevers verloren zijn gegaan (ze zijn dan niet meer terug te halen en er was geen back-up) of dat een onbevoegde mogelijk toegang heeft (gehad) tot deze gegevens en indien ik geen controle heb over wat de onbevoegde met de gegevens heeft gedaan of nog zal doen. Ik informeer de betrokken cliënten, verwijzers en opdrachtgevers indien een data lek mogelijk ongunstige gevolgen heeft voor hun persoonlijke levenssfeer. Dat kan het geval zijn als er gegevens van gevoelige aard zijn gelekt (bijvoorbeeld gezondheidsgegevens) die door derden kunnen worden misbruikt.

Ik heb met behulp van verwerkingsovereenkomsten afspraken gemaakt met de leverancier van het ZKM computersysteem en met Van Der Meer accountants & adviseurs als er bij hen een data lek is geweest. Ik word daarover tijdig geïnformeerd.

Rechtsbepaling

Gerdie Jullens werkt conform de bepalingen in het Nederlands recht.

Controle

Ik controleer regelmatig of het verwerkingsregister nog overeenstemt met de praktijk.
Ik pas het register aan als mijn dienstverlening zich wijzigt.

Gerdie Jullens
Van Iddekingeweg 3
9721 CA Groningen
Telefoon 06-51615400
info@gerdiejullens.nl

Versie  1-12-2019
(1) Een verwijzer kan een bedrijfsarts zijn of een HRM professional.
(2) Een opdrachtgever is de betaler van mijn dienstverlening.
​(3) Een cliënt kan ook een werknemer zijn, die deelneemt aan een activiteit zoals teambuilding, training enz.